HỌC THỰC HÀNH KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI HÀ NỘI
Hướng dẫn tổ chức và mã hoá công ty:
1. Mục đích và ý nghĩa
Mã hoá thông tin ở đây là gì? và tại
sao lại phải mã hoá thông tin? Mã hoá thông tin có thể hiểu là việc tập
hợp tất cả các thông tin của một đối tượng nào đó thành một đoạn mã (có
thể là số, chữ hay các ký hiệu,...) mà thông qua đoạn mã này sẽ biết
được các thông tin chi tiết về đối tượng đó. Ví dụ: Qua số chứng minh
thư, người quản lý có thể tìm được các thông tin chi tiết về một người
như tên, tuổi, quê quán, ...
Trong kế
toán có rất nhiều các đối tượng như: Phòng ban, Nhân viên, Kho, VTHH,
TSCĐ... Để tin học hoá công tác kế toán hay nói đơn giản là để tối ưu
được việc xử lý tìm kiếm, tính toán... thay vì phải xử lý rất nhiều
thông tin về một đối tượng thì chỉ cần xử lý với đoạn mã hoá của đối
tượng đó.
Việc tổ chức và mã hoá thông tin đòi hỏi tính khoa học và thuận tiện cho NSD.
Chương này sẽ hướng dẫn NSD cách tổ
chức và mã hoá (đánh mã) các thông tin khi khai báo. Tuy đây chưa phải
là cách mã hoá khoa học nhất nhưng qua nhiều năm kinh nghiệm triển khai
của MISA, chúng tôi muốn đưa ra một cách mã hóa đơn giản, phù hợp với
khả năng và trình độ của nhiều NSD.
2. Cách đánh mã thông tin:
Nguyên tắc chung của việc đánh mã thông tin là: Được
phép dùng các ký tự chữ (A - Z) hoặc ký tự số (0 - 9), có thể dùng một
số ký tự đặc biệt như dấu gạch ngang (-), gạch chân (_) hoặc gạch chéo
(/, \), dấu chấm (.). Nếu dùng ký tự chữ thì nên dùng chữ hoa.
Tuy nhiên không nên
dùng mã bằng tiếng Việt (chữ thường có dấu), không nên dùng các ký tự
đặc biệt như dấu cách, dấu phẩy (,), dấu chấm than (!), dấu hỏi (?),...
Mã của một đối tượng phải là duy nhất, không được phép trùng nhau.
Mã của một đối tượng chỉ dài tối đa là 20 ký tự.
2.2. Cách tổ chức mã hoá thông tin
Có nhiều phương pháp mã hoá thông tin,
các phương pháp này phải phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối
tượng và phụ thuộc vào tính chất của từng đối tượng cụ thể.
Chương này chỉ giới thiệu phương pháp đánh mã đơn giản nhất phù hợp với trình độ của kế toán hiện tại.
Mã Phòng ban: Dùng ký tự chữ hoa không dấu để viết tắt tên của các Phòng Ban.
Ví dụ: P.GĐ: Phòng Giám đốc
P.HC: Phòng Hành chính
P.TCKT: Phòng Tài chính Kế toán
...
Mã Khách hàng, nhà cung cấp:
Dùng tên viết tắt của khách hàng, nhà cung cấp (chữ hoa không dấu), kèm
theo số thứ tự, hoặc chữ viết tắt đặc biệt trong trường hợp có nhiều
khách hàng, doanh nghiệp có tên viết tắt trùng nhau.
Ví dụ: CT_HN: Công ty Cổ phần Hoa Nam
CT_HNG: Công ty TNHH Hồng Ngọc
...
Mã Nhân viên: Dùng
tên, họ viết tắt của nhân viên trong doanh nghiệp (chữ hoa không dấu)
kèm theo số thứ tự hoặc bí danh (nếu có nhiều đối tượng trùng tên, họ).
Ví dụ: TUANTV: Trần Văn Tuấn
TUAN01: Trần Mạnh Tuấn (Tổ 1)
TUAN02: Trần Mạnh Tuấn (Tổ 2)
....
Mã Kho: Dùng ký tự chữ số có gắn với số hiệu tài khoản để viết tắt tên của các kho phù hợp với việc quản lý của doanh nghiệp.
Ví dụ: 153 : Kho công cụ dụng cụ
156: Kho hàng hóa
152: Kho vật tư
...
Mã Loại vật tư, hàng hóa, CCDC: Dùng ký tự chữ hoa không dấu để viết tắt tên của các VTHH, CCDC phù hợp với việc quản lý của doanh nghiệp.
Ví dụ : HH: Hàng hóa
CCDC: Công cụ dụng cụ
VT: Vật tư
...
Mã Vật tư, hàng hóa, CCDC chi tiết: Dùng kết hợp các ký tự theo quy ước trong mã VTHH, CCDC gồm có tên viết tắt của vật tư, hàng hóa, CCDC (chữ hoa không dấu) và ký hiệu về thông số kỹ thuật hay quy cách, kích cỡ của vật tư, hàng hóa, CCDC (nếu có).
Ví dụ: DD_NOKIAN6: Điện thoại Nokia N6
DH_SHIMAZU12: Điều hòa Shimazu 12000 BTU
TL_TOSHIBA: Tủ lạnh Toshiba
.....
Mã Loại tài sản cố định: Dùng
ký tự số theo quy ước đã thiết lập sẵn trong hệ thống, nếu trong danh
mục có nhiều bậc thì mã của bậc chi tiết phải bao gồm cả mã bậc tổng
hợp.
Ví dụ: 10: Tài sản cố định hữu hình
11: Nhà cửa, vật kiến trúc
12: Máy móc, thiết bị
…
20: Tài sản cố định vô hình
...
Mã Tài sản cố định: Dùng kết hợp các loại ký tự bao gồm tên viết tắt của TSCĐ (chữ hoa không dấu), kết hợp với số thứ tự của TSCĐ (nếu có nhiều TSCĐ cùng loại, cùng tên).
Ví dụ: MVT_INTEL01: Máy vi tính intel 01
MAYIN: Máy in
NHACAPII: Nhà cấp II
...
Mã thống kê: Tuỳ theo nội dung của tiêu thức cần thống kê.
Ví dụ: Thống kê chứng từ chi cho từng Phòng Ban.
001: Chi tiếp khách cho Ban lãnh đạo
002: Chi khác cho Ban lãnh đạo
003: Chi tiếp khách cho phòng Tài chính Kế toán
004: Chi khác cho phòng Tài chính Kế toán
...
Mã các nghiệp vụ định khoản tự động: Dùng ký tự số theo quy ước đã thiết lập sẵn trong hệ thống.
Hệ thống sắp xếp danh sách thông tin khai báo theo thứ tự 0…9, A…Z, a…z.
Dùng ký tự số
đánh mã để có cách tổ chức khoa học, hệ thống sắp xếp danh sách thông
tin khai báo theo thứ tự tăng dần. Nếu danh sách thông tin cần khai báo
có: Số lượng < 10, mã số có thể bắt đầu từ 1; Nếu 10<=SL<100,
mã số phải bắt đầu từ 01; Nếu 100<=SL<1000, mã số phải bắt đầu từ
001...
Đối với mã
loại TSCĐ hay mã các nghiệp vụ tự động định khoản đã được thiết lập sẵn
trong hệ thống, nếu NSD muốn khai báo thêm nên đánh mã tiếp theo tương
tự như quy ước của hệ thống.
CS1: Lê Trọng Tấn - Thanh Xuân - Hà NộiCS2: Trần Quý Kiên - Cầu Giấy - Hà NộiCS3: KĐT Việt Hưng - Long Biên - Hà NộiCS4: KĐT Văn Khê - Hà Đông - Hà NộiCS5: Thị trấn Đông Anh - Hà Nội |
CS6: Trần Thái Tông - Tp. Thái BìnhCS7: Trần Nguyên Hãn - Thọ Xương - Bắc GiangCS8: phường Trung Thành - Tp. Thái NguyênCS9: Lê Hồng Phong - Tp. Nam ĐịnhCS10: Lê Chân - Hải Phòng |
Mr Thật: 0989.233.284 - 0916.359.238
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét