Tự học PM Misa - Ngân sách

 HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH CẤP TỐC TỊA HÀ NỘI

Phần Ngân sách:

1. Nội dung

Phân hệ Ngân sách cho phép lập dự toán thu, chi ngân sách đầu năm, cấp phát ngân sách, kiểm soát tình hình chi tiêu ngân sách theo từng tháng, quý, năm và cảnh báo khi chi vượt ngưỡng chi tiêu. Phân hệ này áp dụng phù hợp với công ty đa chi nhánh, tổng công ty có nhu cầu kiểm soát chi tiêu của các chi nhánh, văn phòng đại diện.

Chức năng	Giải quyết các vấn đề
Dự toán chi	-   Nhập số tiền dự toán cho các khoản chi sẽ phát sinh trong kỳ hoạt động của các chi nhánh, văn phòng đại diện chi tiết theo từng tháng. Đồng thời cho phép nhập ngưỡng cảnh báo đối với từng mục chi để giúp cho việc cảnh báo khi có mục chi vượt ngưỡng chi tiêu.
Cấp phát	-   Nhập số tiền cấp phát của tổng công ty cho từng chi nhánh, văn phòng đại diện tương ứng các khoản chi sẽ phát sinh trong tháng.
Tình hình sử dụng ngân sách	-   Báo cáo tình hình sử dụng ngân sách cho phép xem và so sánh giữa số dự toán với số đã cấp phát của tổng công ty, số thực chi với số đã cấp phát trong tháng của chi nhánh, văn phòng đại diện. Đồng thời kiểm tra được các chứng từ phát sinh đối với từng mục chi.
Mục chi	-   Khai báo và quản lý danh sách các mục thu/chi ngân sách
Chi nhánh	-   Khai báo danh mục chi nhánh, văn phòng đại diện phục vụ cho việc lập và theo dõi tình hình chi tiêu chi tiết theo từng chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. (Chức năng này chỉ hoạt động khi dữ liệu kế toán của doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và người sử dụng mở dữ liệu kế toán với quyền Tổng công ty)

2. Quy trình thực hiện:

2.1. Khai báo các danh mục

Để thực hiện các chức năng trong phân hệ Ngân sách, NSD cần phải khai báo các danh mục sau:

-         Danh mục Chi nhánh: Để thêm mới danh mục Chi nhánh, NSD vào menu Danh mục\Chi nhánh, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Chi nhánh và nhấn nút <<Cất>>. (Danh mục này chỉ xuất hiện khi dữ liệu kế toán của doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và người sử dụng mở dữ liệu kế toán với quyền Tổng công ty.)

-         Danh mục thu/chi: Phần mềm đã thiết lập sẵn một danh sách các mục chi thường xuyên đối với một doanh nghiệp. Khi muốn thiết lập lại hoặc thêm mới mục thu, chi, NSD có thể vào menu Danh mục\Khác\Mục thu/chi, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, chọn loại là mục thu hay chi, sau đó nhập các thông tin chi tiết và nhấn nút <<Cất>>. Với Tổng công ty có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện có thể thiết lập một danh mục Mục thu/chi chuẩn và trong trường hợp Tổng công ty và các chi nhánh hạch toán riêng dữ liệu (Nghĩa là không nhập liệu thông qua Internet để tập trung vào một dữ liệu kế toán) thì có thể xuất khẩu danh mục thu chi này để gửi cho các chi nhánh, văn phòng đại diện nhập khẩu vào từng dữ liệu riêng.

2.2. Cách thực hiện phân hệ Ngân sách:

 

2.2.1. Dự toán thu

+  Nội dung

Chức năng này cho phép NSD lập dự toán các khoản dự kiến thu được trong kỳ kinh doanh tới. Bảng dự toán thu này thường được lập vào cuối kỳ kinh doanh trước hoặc đầu kỳ kinh doanh tới. Các khoản thu thường là: thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, thu tiền lãi các khoản đầu tư tài chính, thu khác….

+ Cách thực hiện

-         Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Dự toán thu, kích chuột vào biểu tượng  trên thanh công cụ.

-         Chọn Năm nhập dự toán.

-         Nếu muốn nhập dự toán chi tiết theo từng phòng ban thì tích vào nút <<Lập dự toán chi tiết theo phòng ban>> và chọn phòng ban tương ứng.

-         Sau đó, nhập số tiền dự toán thu theo từng tháng tương ứng với từng mục thu, nhấn nút <<Cất>> để lưu bảng dự toán đã lập.

-         Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.

2.2.2 . Dự toán chi

+  Nội dung

Thông thường cuối mỗi kỳ kinh doanh hoặc đầu kỳ kinh doanh mới, sau khi nhận nhiệm vụ hoặc kế hoạch của tổng công ty giao xuống, các chi nhánh, văn phòng đại diện sẽ tiến hành lập dự toán chi cho kỳ kinh doanh tới để có thể hoàn thành được kế hoạch hoặc nhiệm vụ đó. Chức năng này sẽ giúp NSD lập dự toán chi và theo dõi tình hình chi tiêu ngân sách thực tế so với dự toán.

+  Cách thực hiện

-         Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Dự toán chi, kích chuột vào biểu tượng  trên thanh công cụ hoặc kích chuột vào biểu tượng Dự toán chi trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân sách.

-         Chọn Năm nhập dự toán.

-         Trường hợp doanh nghiệp lập dự toán và quản lý chi tiêu chi tiết theo từng phòng ban thì tích chọn <<Lập dự toán chi tiết theo phòng ban>> và chọn phòng ban tương ứng để nhập dự toán.

-         Nhấn nút <<Cất>> để lưu dự toán chi đã lập.

-         Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.

NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Dự toán chi bằng cách di chuột vào biểu tượng Dự toán chi trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân sách, sau đó chọn chức năng tương ứng.

2.2.3 . Yêu cầu cấp kinh phí

+  Nội dung

Cho phép các văn phòng, chi nhánh lập yêu cầu cấp kinh phí để thực hiện các hoạt động chi tiêu trong kỳ.

+  Cách thực hiện

-         Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Yêu cầu cấp kinh phí, kích chuột vào biểu tượng  trên thanh công cụ.

-         Nhập ngày yêu cầu, diễn giải, tháng, năm của kỳ yêu cầu cấp kinh phí.

-         Sau đó, nhập số kinh phí yêu cầu tương ứng với từng mục chi, nhấn nút <<Cất>> để lưu bảng yêu cầu cấp kinh phí đã lập.

-         Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.

2.2.4. Duyệt yêu cầu cấp kinh phí

+ Nội dung

Cho phép tổng công ty duyệt số kinh phí mà các chi nhánh đã yêu cầu theo từng lần yêu cầu cấp kinh phí.

+ Cách thực hiện

-         Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Yêu cầu cấp kinh phí, chọn yêu cầu cấp kinh phí cần duyệt, nhấn nút <<Duyệt kinh phí>>  trên thanh công cụ.

-         Nhập ngày duyệt yêu cầu cấp kinh phí, diễn giải.

-         Sau đó nhập số kinh phí mà tổng công ty duyệt vào cột “Số duyệt” tương ứng với từng mục chi, nhấn nút <<Cất>> để  lưu bảng duyệt yêu cầu cấp kinh phí.

2.2.5. Cấp phát

+   Nội dung

Cho phép tổng công ty nhập số kinh phí cấp phát cho các chi nhánh để thực hiện các hoạt động chi tiêu trong kỳ.

+ Cách thực hiện

-         Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Cấp phát, kích chuột vào biểu tượng  trên thanh công cụ.

-         Nhập ngày cấp phát, nội dung cấp phát.

-          Để chọn cấp phát cho yêu cầu cấp kinh phí nào, NSD nhấn nút <<Chọn yêu cầu cấp phát>>. Tại giao diện chọn yêu cầu cấp kinh phí, NSD chọn yêu cầu cấp kinh phí cần được cấp phát sau đó nhấn nút <<Đồng ý>>.

-         Sau đó tại màn hình nhập cấp phát ngân sách, nhập số tiền cấp phát vào cột Số cấp phát tương ứng với từng mục chi, nhấn nút <<Cất>> để lưu bảng cấp phát vừa nhập.

-         Để hạch toán chi tiền cấp phát ngân sách, NSD nhấn nút <<Sinh chứng từ>> trên thanh công cụ và lựa chọn Phiếu chi hay Séc/Ủy nhiệm chi.

-         Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.

NSD cũng có thể nhập số Cấp phát dự toán bằng cách kích chuột vào biểu tượng Cấp phát trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân sách hoặc vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Yêu cầu cấp kinh phí, chọn yêu cầu cấp kinh phí cần duyệt và nhấn nút <<Cấp phát>> trên thanh công cụ.

2.2.6. Tình hình sử dụng ngân sách

+  Nội dung

Cho phép các chi nhánh, tổng công ty kiểm tra, đối chiếu giữa số tiền dự toán với số tiền cấp phát, số tiền thực chi trong tháng với số tiền được cấp phát. Đồng thời, có thể xem được danh sách các chứng từ phát sinh cho từng mục chi.

+  Cách thực hiện

-         Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Tình hình sử dụng ngân sách, xuất hiện hộp hội thoại thống kê tình hình thực hiện dự toán của từng mục chi.

-         Chọn khoảng thời gian NSD muốn xem : tháng, quý, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm.... Tại đây, NSD có thể thấy được chênh lệch giữa số dự toán, số yêu cầu, số được duyệt, số đã cấp phát và số thực chi. Khi kích chọn vào từng mục chi phần mềm sẽ hiển thị lên danh sách các chứng từ chi phí phát sinh của mục chi đó, NSD có thể kích đúp chuột vào từng chứng từ chi để xem chi tiết và chỉnh sửa chứng từ (nếu cần).

NSD cũng có thể xem Tình hình sử dụng ngân sách bằng cách kích chuột vào biểu tượng Tình hình sử dụng ngân sách trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân sách.

 3. Xem và in sổ sách, báo cáo

-         Xem và in báo cáo về ngân sách ngay tại màn hình phân hệ Ngân sách bằng cách kích chọn báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Báo cáo tình hình thu ngân sách, Báo cáo tình hình cấp phát và sử dụng ngân sách,…

-         NSD còn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu tượng  trên thanh công cụ, chọn thư mục Ngân sách, sau đó chọn mẫu báo cáo cần xem hoặc in.

Để theo dõi được tình hình thực hiện ngân sách và để xem được báo cáo phân tích ngân sách, khi lập các chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách cần phải chọn Mục thu/chi tương ứng tại cột Mục thu/chi.

CÔNG TY KẾ TOÁN HÀ NỘI

Chuyên đào tạo thực hành kế toán tổng hợp trên chứng từ thực tế

Web:http://dayhocketoan.com/

Mr Thật: 0989.233.284